水利工程档案是人类改造自然、利用自然资源、抗御自然灾害的成果,是国家和人民的宝贵财富, 是水利科技工作者辛勤劳动的智慧结晶。水利工程档案产生于整个基本建设全过程，包括从工程项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。历史地真实地反映和记录了这种智力创造和劳动的全过程,对工程建成投产后的管理、运行、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用,对其他工程也起着借鉴与参考的作用。因此,利用好、管理好水利工程档案,使其在水利建设和水利管理中充分发挥作用,更好地为水利事业服务,是各级领导和档案部门的重要职责。
一、水利工程档案在工程建设和管理中的利用
水工建筑物，除了施工用的临时建筑以外，其他都是永久性建筑物。由于建筑物本身所处的自然条件的特殊性和其所担负功能的特殊性，它必须保证在长期的使用和运行当中不发生事故或少发生事故。但是，也正是由于它的这些特殊性,使其更容易受到自然条件和外力的影响,状态随时都在变化。如：由于压力水、冲磨、水质侵蚀以及设计、施工不够完善,管理运用不当,都会发生缺陷。如果在运行管理中发现问题不及时养护维修或进行加固处理,定会使缺陷加重加大, 影响建筑物的安全运行, 严重的会导致失事。因此,为保证水工建筑物的安全运行,充分发挥并提高其工程效益,延长工程的使用寿命,必须认真做好工程设计、施工、养护维修等工作。而工程档案是做好这些工作的必要条件,因此,它的利用率较之其他诸如房屋建筑等档案也就要高得多。
1、正常情况下的养护工作必须根据工程档案对工程的设计、施工、监理、竣工验收等方面的详细记载和法律、法规的规定制定出具体的管理、养护、维修的规章制度并认真执行,才能使工程时时处于安全、正常的运行状态。
2、随着工程运行年限的增加,水工建筑物的老化与病害问题也随之增加,必须依据工程档案对病害情况进行详细调查、分析,然后根据具体情况决定对其采取修补或加固的方法与措施。
3、当水工建筑物遭受突然破坏,造成险情,危及建筑物安全时,必须立即进行抢修。其后,还需根据具体情况决定对其进行加固处理或改建、扩建。这时,工程的原设计、施工档案是加固处理、改、扩建工程的重要决策和设计的依据；是查找、分析事故原因的重要法律依据。
4、水工建筑物是兴利除害的重要设施，在战胜水旱灾害，创建“二高一优”旱涝保收良田和保护人民生命财产安全的措施中发挥着重要作用。当水旱灾害出现的时候,各级领导必须把握时机迅速作出决策，这时各个水工建筑物的档案中的有关数据( 如当地历年降水量、水库容量、目前水位与蓄水情况等)就是领导决策必不可少的依据。
5、对于新建工程来说,利用与之相关的规划设计档案和一些过去没有批准立项的设计资料作为参考是加快工作进程的途径之一。比如说,要在某一河流上新建一个过水闸，这条河过去规划中的水文报告、实测纵横断面图等等宝贵的历史资料都是可以利用的。如果这个工程没有任何可以利用的资料的话，则可以借鉴和参考别的类似的已建成工程的先进、优秀的技术成果，以拓宽思路，使自己的设计趋于更加合理完善。
二、系统科学的管理好水利工程档案
只有完整、准确、系统的档案，才能满足工程建设、工程管理工作对档案利用的要求，而做好档案管理工作是提供利用的基础和保证。因此，必须重视并做好档案的管理工作。
1、领导重视档案工作是管好用好档案的关健。科技档案管理是单位科技、生产管理的重要组成部分，领导应加以重视和关注，使其在制度上、装备上、人员配备上得到支持和保证，使档案工作能真正发挥其职能和作用。
2、制定档案管理规章制度，使档案工作纳入科技、生产管理之中，把科技档案的形成、积累、整理工作形成制度，并与个人的经济利益挂钩。即工程设计或施工或竣工，项目负责人在资料形成的过程中对资料的收集和整理负责；之后，又必须对档案进行鉴定、整理，并完整地移交档案室,凭移交单才能报销或结算差旅费、出差补贴费。档案工作人员也必须时时督促和指导档案的收集、整理工作，一旦发现问题，及时更正。这样，使科技资料从产生和形成的那一刻起就有人对它的收集、整理、归档以及完整性、准确性负责。
3、科学管理工程档案，将工程按性质和项目进行分类，在任务下达时就同步进行。即由项目负责人到档案室领取工程档案号(工程总号、分类号、袋卷号)， 使之在设计过程中就反映在设计文件和每一张设计图纸上。这样，不管这些文件和图纸是单一的还是散乱的，都能很快地归纳到它应在位置，不仅为文件资料的收集、整理，以及档案的完整性、系统性提供了保证，同时也为归档工作打下了很好的基础，无须再作另外的处理，只要按档案号进行清点后(一个档案号也就是一个案卷)，填写卷内目录，著录、登记完毕即可按号上架，进入提供利用工作。此外，需要统计的数据大多数都反映在档案号和明细帐上了，不必专门去进行。所有这些，既节省时间，又节省人力。
当以上工作完成之后，科技人员利用检索工具查找到所需档案，只要把档案号(也是索取号) 告诉档案员，数分钟之内即可准确无误地提供给对方。
4、实现档案管理现代化是社会发展的必然趋势，引进计算机技术对档案进行自动化管理元疑是使原有管理的方法和手段更上一层楼。同时，随着CAD 技术在工程设计中的运用，档案管理对象也由传统的纸质文件转向多媒体管理。因此，档案管理现代化不仅是实现档案的加工、存贮、检索计算机化，更应该是向着数字化、局域网方向发展。
5、档案人员不但要学习档案理论，精通档案业务，同时，还要学习水利专业知识，掌据计算机技术、缩微技术、外语知识等，不断优化自己的知识结构，提高自身综合素质，才能跟上时代步伐，成为现代化合格的档案管理人员，更好地为水利建设服务。
（胡勇）
来源：水信息网
